Czym jest inwentaryzacja?

Inwentaryzacja wchodzi w zakres czynności rachunkowych, mających za zadanie ustalenie faktycznego stanu majątku w firmie. Określenie statusu wszystkich składników majątku firmy, zarówno rzeczy, jak i środków finansowych, daje pełen obraz sytuacji majątkowej. Inwentaryzację przeprowadza się również dla wykazania potencjalnych różnic pomiędzy zapisami w księgach ewidencyjnych a rzeczywistością.

Istnieją dwie główne przyczyny, dlaczego mogą zachodzić takie różnice. Dokumentacja tworzona przez pracowników może zawierać błędy, wynikające zarówno z pomyłki ludzkiej, jak i świadomego nadużycia. Druga przyczyna tkwi na przykład w upłynięciu terminu ważności produktów lub ich zniszczeniu przez czynniki niezależne od pracowników. Zastanawiając się, na czym polega inwentaryzacja, warto mieć na uwadze jej główne cele, o których za chwilę opowiemy.

Najważniejszy cel inwentaryzacji można określić jako ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów w firmie. Każdy składnik majątku przedsiębiorstwa został zawarty w zapisach księgowych. Jednak zdarzają się sytuacje wymienione powyżej, które generują rozbieżności pomiędzy ewidencją księgową a rzeczywistością. Cel inwentaryzacji skupia się zatem na zestawieniu informacji zawartych w księgach ewidencyjnych ze stanem faktycznym. Inwentaryzacja pomaga także w kontroli nad sposobem wykorzystania majątku przez osoby odpowiedzialne. Ewentualne uszkodzenia sprzętu firmowego mogą zostać z łatwością wykryte przez dobrze przeprowadzoną inwentaryzację. Cel inwentaryzacji dotyczy również oceny użyteczności i niezbędności poszczególnych składników majątku. Aktywa nieużywane można odsprzedać w celu poprawy płynności finansowej. Po wyjaśnieniu, co to jest inwentaryzacja, możemy już przejść do opisu jej kluczowych funkcji.

Jako najistotniejsze funkcje inwentaryzacji należy wymienić przede wszystkim kontrolę nad aktywami. Brak aktualnej wiedzy o stanie majątkowym uniemożliwia właściwe zarządzanie. Okresowy spis stanu aktywów firmowych daje gwarancję, że każdy element zawarty w ewidencji mieści się faktycznie na stanie i jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem. Jako funkcje inwentaryzacji uwidaczniają się zatem także czynności weryfikacyjne. Rozważając, na czym polega inwentaryzacja, warto mieć na uwadze jej funkcję ochrony majątku. Firmy niejednokrotnie borykają się z nieuczciwymi pracownikami, a także kradzieżami przez osoby z zewnątrz. Odnotowanie strat pozwala wypracować procedury wewnętrzne, które umożliwią uniknięcie takiej sytuacji w przyszłości. Jako funkcje inwentaryzacji możemy także zaliczyć oceny procesów biznesowych w firmie pod kątem właściwego wykorzystywania aktywów. Cel inwentaryzacji obejmuje zatem szerokie spektrum działań rachunkowych, dotyczących każdego składnika majątku firmowego.

Procedury inwentaryzacji wymagają przejścia kilku etapów pracy. Poszczególne etapy inwentaryzacji warunkują skuteczność całego procesu, dlatego muszą być wykonywane z należytą starannością. Jako początkowe etapy inwentaryzacji należy uwzględnić prace przygotowawcze. W tej pierwszej fazie warto stworzyć plan działania, aby nie pominąć żadnego elementu wyposażenia w firmie. Jako kolejne etapy inwentaryzacji praktyka biznesowa wymienia przeprowadzenie spisu z natury oraz porównanie stanu ewidencyjnego z wynikami samego spisu. Etap trzeci obejmuje wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych i wyboru sposobu ich rozliczenia, a także wycenę wszystkich zarejestrowanych aktywów i pasywów. Procedury inwentaryzacji wymagają również wykazania osób odpowiedzialnych za powstałe uszkodzenia i obciążenie materialne na zasadach przewidzianych w kodeksie pracy. Taka inwentaryzacja krok po kroku daje pełną kontrolę nad stanem majątkowym przedsiębiorstwa, poprawiając efektywność wykorzystania zasobów. Ostatnim etapem tłumaczącym na czym polega inwentaryzacja, staje się sporządzenie wniosków i sugestii dla lepszego zarządzania majątkiem czy poprawy jego bezpieczeństwa. Sprawozdanie końcowe zawiera cenne wskazówki dla optymalizacji procesów biznesowych, dlatego warto na ten etap poświęcić odpowiednią ilość czasu. Inwentaryzacja krok po kroku prowadzi przedsiębiorcę przez wszystkie czynności, dając mu pełen obraz stanu majątku w firmie i poprawiając jakość zarządzania.

Zasady inwentaryzacji zostały wypracowane na przestrzeni wielu lat, mając na względzie aspekt praktyczny. Dążenie do poprawności wyników stworzyło sposób przeprowadzenia inwentaryzacji określany jako „zamknięte drzwi”. Oznacza on prowadzenie wszelkich czynności inwentaryzacyjnych wyłącznie poza godzinami pracy przedsiębiorstwa. Ta zasada nie sprawdzi się jednak w przypadku firm działających całą dobę. Za skuteczność procedury inwentaryzacji w dużej mierze odpowiada element zaskoczenia. Ten sposób przeprowadzania inwentaryzacji dotyczy przede wszystkim osób podejrzanych o malwersacje. Jako zasady inwentaryzacji literatura fachowa nieustannie wymienia komisyjny charakter prowadzonych prac. Personel wyznaczony do inwentaryzacji musi posiadać odpowiednie szkolenia, a komisyjność oznacza sposób przeprowadzania inwentaryzacji przez dwie osoby, gwarantujący rzetelność i bezpieczeństwo. Procedury inwentaryzacji nakazują również, aby cały proces był prowadzony zgodnie z zasadą kompletności. Inwentaryzacja krok po kroku musi prowadzić przez wszystkie działy w firmie, uwzględniając każdy składnik majątku.

Inwentaryzacja może być realizowana na kilka sposobów, które wzajemnie się uzupełniają. Jako metody inwentaryzacji wymieniane na pierwszym miejscu widnieje wspominany już spis z natury. Oznacza on fizyczną weryfikację każdego składnika majątku zawartego w księgach ewidencyjnych. Metody inwentaryzacji oparte na spisie z natury wymagają poświęcenia największej ilości czasu, lecz dają również pełny obraz aktywów rzeczowych w przedsiębiorstwie. Pozwalają ponadto na ocenę ich dalszej przydatności do użytku oraz weryfikację poprawnego wykorzystywania przez pracowników. Inne metody inwentaryzacji obejmują uzgadnianie sald. Polega ono na weryfikacji stanu funduszy zgromadzonych na kontach bankowych, a także uwzględnieniu zobowiązań wobec kontrahentów, stanu spłaty kredytów firmowych czy ocenie płatności dokonywanych przez klientów. Podstawowym założeniem trzeciej metody inwentaryzacji staje się porównanie ksiąg rachunkowych z innym typem dokumentacji firmowej. Dokumenty sprzedażowe pozostają zazwyczaj aktualne, dlatego zestawienie ich z zapisami w księgach daje możliwość wychwycenia nieprawidłowości. Widoczne tu rodzaje inwentaryzacji nadają się do rozmaitych zastosowań i mogą być prowadzone niezależnie od siebie. Cechą kompleksowej inwentaryzacji nadal pozostaje sprawdzenie wszystkich aktywów i pasywów przedsiębiorstwa, do których można dotrzeć różnymi metodami.

Różne rodzaje inwentaryzacji sprowadzają się do podstawowej kwestii, uwidaczniając ogromne zalety inwentaryzacji z punktu widzenia interesów przedsiębiorstwa. Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja daje jasny obraz dla przedsiębiorstwa o stanie aktywów i pasywów w odniesieniu do sporządzonej dla nich dokumentacji. Zalety inwentaryzacji w tym rozumieniu oznaczają zatem pełną kontrolę nad majątkiem. Inwentaryzacja to nie tylko czasochłonny obowiązek narzucony ustawą o rachunkowości, lecz realne narzędzie w celu poprawy efektywności w zarządzaniu aktywami. Kolejne zalety inwentaryzacji dotyczą także samego sposobu wykorzystania przedmiotów poddawanych spisowi. Poszczególne rodzaje inwentaryzacji obejmują rozmaite grupy przedmiotów, dając obraz ich skuteczności dla rozwoju biznesu. Status działalności przedsiębiorstwa wymaga pełnego wykorzystania posiadanych zasobów. Inwentaryzacja pomaga w ocenie przydatności każdego składnika majątkowego oraz porównania go z efektywnością innych części asortymentu.

Zalety inwentaryzacji wyrażają się również w kwestii ochrony majątku firmowego. Inwentaryzacja umożliwia wykrycie strat powstałych na skutek kradzieży lub uchybień pracowniczych. Częstą konsekwencją dobrze prowadzonej inwentaryzacji staje się pociągnięcie pracowników do odpowiedzialności za powstałe zniszczenia, które w innym przypadku nie byłyby wykryte.

Inwentaryzacja nie stanowi jedynie uciążliwego wymogu prawnego. Jest podstawą efektywnego zarządzania majątkiem i poznania jego stanu rzeczywistego. Daje pełny obraz o aktywach rzeczowych i finansowych w firmie, umożliwiając stworzenie procedur w celu ich lepszego wykorzystania w przyszłości.