Czym jest protokół inwentaryzacji kasy i jak go wykonać?

Protokół inwentaryzacji kasy jest oficjalnym dokumentem, pełniącym funkcję potwierdzenia przeprowadzonego spisu z natury środków pieniężnych zgromadzonych w kasie w dniu inwentaryzacji. Inwentaryzacja kasy polega zatem na ręcznym policzeniu środków pieniężnych i skonfrontowaniu otrzymanego wyniku z zapisami księgowymi. W dalszej kolejności dokonuje się wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic, jakie wykazała inwentaryzacja gotówki w kasie. Protokół inwentaryzacji nie może być traktowany jedynie jako przykry obowiązek przedsiębiorców i sporządzany bez należytej staranności. To ważny dokument obrazujący ilość i nominał posiadanej przez firmę gotówki. Inwentaryzacja kasy na koniec roku stanowi zapisany w ustawie o rachunkowości wymóg dla przedsiębiorców, którzy muszą potwierdzić jego wykonanie za pomocą odpowiedniej dokumentacji. Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji kasy zawiera m.in. podstawowe dane firmy i informacje o osobach nadzorujących spis środków pieniężnych z natury.

Protokół inwentaryzacji środków trwałych obejmuje szerszy zakres majątku niż protokół inwentaryzacji kasy. Również w tym przypadku obowiązuje termin jego sporządzania na koniec roku obrotowego. Inwentaryzacja kasy ogranicza się jednak tylko do środków zgromadzonych w gotówce i przetrzymywanych fizycznie w kasach firmowych. Natomiast protokół inwentaryzacji środków trwałych wymaga szczegółowego uwzględnienia w nim wszystkich składników majątku, takich jak nieruchomości, maszyny produkcyjne, środki transportu, czy wyposażenie biur. Każdy przedmiot powinien posiadać swoje oznakowanie. Protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji środków trwałych zawiera zapisy o stanie faktycznym każdego składnika majątku i wyjaśnia wykryte uchybienia i różnice w stosunku do poprzedniego roku. Protokół inwentaryzacji w obu wspomnianych tutaj formach stanowi ważne narzędzie weryfikacyjne i jest dokumentem oceniającym faktyczny stan majątku firmowego.

Druk inwentaryzacji dosyć łatwo odszukać w internecie, korzystając np. z serwisów poświęconych tematyce rachunkowej. Nie każdy druk inwentaryzacji będzie się nadawał do wszystkich celów. Inwentaryzacja gotówki w kasie stanie się o wiele łatwiejsza, jeśli pobierzesz właściwy wzór. Po wpisaniu w wyszukiwarce takich haseł jak: protokół z inwentaryzacji wzór lub inwentaryzacja kasy druk, otrzymasz wiele odnośników do plików PDF z możliwością wypełniania formularza i wydruku gotowego dokumentu. W przypadku dokumentu, jakim jest protokół z inwentaryzacji środków trwałych wzory przyspieszają i systematyzują prace inwentaryzacyjne, pomagając w uniknięciu błędów. Wybierając dostępny online protokół z inwentaryzacji kasy wzór powinien być przejrzysty i dostosowany do rozległości informacji, jakie będą w nim umieszczane.

Inwentaryzacja kasy na koniec roku może być czasochłonna, jednak nie należy do najbardziej skomplikowanych czynności. Żmudny proces liczenia jest niezbędny do poznania stanu finansów w firmie – daje wgląd w ilość przetrzymywanej gotówki i umożliwia porównanie ze stanami księgowymi. Poprawne prowadzenie inwentaryzacji wymaga zaangażowania zespołu spisowego i obecności osoby odpowiedzialnej za stan kasy. W procesie, jakim jest inwentaryzacja kasy druk podstawowy może być rozszerzony o protokół weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, z zamieszczonymi w nim wnioskami odnośnie do sposobu rozliczenia ujawnionych różnic.

Wybierając protokół inwentaryzacji kasy, wzór powinien zawierać przestrzeń do wpisania stanu gotówki z podziałem na nominały, saldo kasowe, nadwyżki/niedobory i wyjaśnienia przyczyn ich powstania, uwagi dotyczące metod zabezpieczenia kasy i pomieszczenia, w których się znajduje, a także podpisy członków zespołu spisowego i osoby odpowiedzialnej materialnie. W przypadku dokumentów, takich jak protokół z inwentaryzacji środków trwałych wzory wspomagają proces spisu z natury, tworząc swego rodzaju checklistę czynności do wykonania. Większe firmy powinny jednak pokusić się o sporządzenie odrębnej instrukcji inwentaryzacyjnej, która szczegółowo opisze metody i harmonogram prowadzonych działań.