Spis z natury – czym jest i jak go wykonać?

Firmy rozliczające się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów mają obowiązek ustawowy do dokonywania cyklicznych inwentaryzacji, przeprowadzanych zazwyczaj na koniec każdego roku kalendarzowego. Czynności inwentaryzacyjne przyjmują formę spisu stanu faktycznego wszystkich aktywów w przedsiębiorstwie, co umożliwia szczegółowe poznanie ich stanu. Prawidłowe wypełnienie dokumentów inwentaryzacyjnych wymaga wdrożenia procedur, opartych na sprawdzonych metodach. W dzisiejszym artykule poddamy analizie sam spis z natury, który dostarcza wielu kluczowych informacji z perspektywy właściciela firmy. Opowiemy, jakie składniki majątku należy dołączyć do spisu i jak przygotować druk formalny. Udostępnimy również ważne informacje o rozliczeniach dotyczących inwentaryzacji.

Pora odpowiedzieć na pytanie, na czym polega spis z natury i dlaczego jest tak ważny. Wśród wszystkich metod prowadzenia inwentaryzacji, spis z natury stanowi najważniejszy i najbardziej rozpowszechniony sposób oceny stanu faktycznego aktywów. Rozliczenie spisu z natury podlega regulacjom zapisanym w ustawie o rachunkowości. Przepisy prawa nakazują dokonywanie spisu z natury w ostatnim dniu roku podatkowego. Praktyczne aspekty działalności gospodarczej uniemożliwiają jednak zostawianie wszystkich czynności inwentaryzacyjnych na tzw. ostatni dzwonek. Dlatego instytucje kontrolujące dopuszczają nieco szersze widełki czasowe. Nie ulega jednak wątpliwości, że inwentaryzacja musi być realizowana z najwyższą dokładnością i opisywać aktywa przedsiębiorstwa w takim stanie, w jakim faktycznie występują. Rozliczenie spisu z natury ma miejsce na specjalnie przygotowanych arkuszach, które poszczególne firmy dopasowują do własnej specyfiki. Wzór spisu z natury można znaleźć zarówno na stronach rządowych poświęconych tej tematyce, jak i w niezależnych serwisach informacyjnych. Niezwykle istotne pozostaje zagwarantowanie unikalności i oryginalności każdego arkusza spisowego. Dokumentacja musi być właściwie ponumerowana i oznaczona, aby niemożliwe była jej zamiana lub duplikacja. Osoby przeprowadzające spis z natury wchodzą w skład tzw. komisji inwentaryzacyjnej i mają za sobą kompletne szkolenie z tego zakresu.

Spis z natury pełni bardzo wiele kluczowych funkcji dla firmy. Nie jest wyłącznie narzuconym odgórnie obowiązkiem dla przedsiębiorcy, lecz dostarcza wnikliwej oceny stanu faktycznego zasobów rzeczowych i pieniężnych. Spis z natury skutkuje często wykryciem rozbieżności pomiędzy wartościami zarejestrowanymi w ewidencji księgowej a stanem faktycznym. Dobrze wypełniony wzór spisu z natury wskaże wszelkie niedociągnięcia lub nadużycia ze strony pracowników. Co więcej, metoda spisu aktywów z natury daje możliwość rzetelnej wyceny posiadanych przedmiotów w kontekście aktualnej sytuacji rynkowej i ich stanu technicznego. Większość aktywów używanych w przedsiębiorstwie podlega zużyciu wraz z upływem czasu, które jest wyrażone w kosztach amortyzacji. Spis z natury pomoże w realnej ocenie wartości całego majątku i stanu poszczególnych jego elementów.

Zanim dowiemy się, jak prawidłowo wypełnić spis z natury, warto mieć świadomość terminów, w których należy go przeprowadzić. Oprócz standardowego terminu na pierwszy dzień nowego roku kalendarzowego, przepisy prawne mówią także o innych wydarzeniach. Wśród najważniejszych sytuacji, jakie generują obowiązek wykonania spisu z natury, znajdziemy rozpoczęcie działalności gospodarczej, zmianę wspólnika w spółce, zmianę wartości udziałów poszczególnych wspólników, a także likwidację działalności. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby przedsiębiorca zadecydował o konieczności wykonania spisu z natury również w innych, wybranym przez niego terminie. Musi on jednak dokonać zgłoszenia tego zamiaru do urzędu skarbowego, w terminie nie krótszym niż 7 dni od planowanej daty przeprowadzenia spisu.

Rozliczenie spisu z natury obejmuje co do zasady wszystkie składniki aktywów i pasywów w firmie. Ustawa o rachunkowości dokonuje tutaj podziału składników majątku na pięć kategorii. Wzór spisu z natury pomaga w personalizowaniu checklisty pod kątem uwarunkowań danego typu działalności gospodarczej. Inwentaryzacja metodą spisu z natury obejmuje środki pieniężne zgromadzone w formie gotówki w kasie. Jedyny wyjątek stanowią pieniądze przechowywane na koncie bankowym, gdyż w ich przypadku remanent prowadzony jest za pomocą metody potwierdzenia salda. Spisem z natury należy objąć także wszelkie materialne papiery wartościowe, np. czeki lub obligacje. Cyfryzacja biznesu znacznie zmniejszyła częstotliwość występowania tego rodzaju dokumentów, a większość posiadanych przez firmę papierów wartościowych ma dzisiaj formę zapisu cyfrowego. Jednym z najważniejszych elementów uwzględnianych w spisie z natury pozostają składniki aktywów obrotowych, mające postać rzeczową. W tej kategorii znajdziemy m.in. towary przygotowane do sprzedaży, surowce produkcyjne przechowywane w magazynach, towary będące w fazie produkcji lub usługi pozostające w trakcie ich realizacji, wszelkiego typu półprodukty, oraz towary uszkodzone, które utraciły mniejszą lub większą część swojej pierwotnej wartości.

Kolejną kategorię w ramach odpowiedzi na pytanie, co wpisać w spis z natury, stanowią środki trwałe i nieruchomości wpisane jako inwestycje kapitałowe. Aktywa tego rodzaju zostały niedawno dołączone do spisu z natury na mocy nowelizacji przepisów rachunkowych. Ustawodawca zdaje sobie sprawę z faktu, że natychmiastowy dostęp do niektórych nieruchomości może być niemożliwy lub bardzo kosztowny. Dlatego z konieczności prowadzenia spisu z natury wyłączono aktywa, które charakteryzują się utrudnionym dostępem.

Co wpisać w spis z natury w ramach majątku eksploatowanego w procesie produkcji i realizacji usług? Spis z natury dotyczy w tym przypadku maszyn i urządzeń ewidencjonowanych jako środki trwałe. Ten rodzaj aktywów ma fundamentalne znaczenie dla efektywności modelu operacyjnego w przyszłości. Wiedza, na czym polega spis z natury i jak go prawidłowo przeprowadzić, okazuje się niezbędna wobec analizy stanu technicznego maszyn czy floty pojazdów. Celem pozbycia się wątpliwości, jak prawidłowo wypełnić spis z natury, warto uwzględnić w komisji obecność specjalistów ds. technologii, zdolnych do rzetelnej oceny stanu fizycznego tych przedmiotów.

Nieco inny wzór spisu z natury obowiązuje w przypadku księgarń i antykwariatów księgarskich, działalności kantorowej, oraz działów specjalnych produkcji rolne. Osoby prowadzące księgarnię mogą spisem z natury obejmować jeden produkt danego wydawnictwa o tej samej wartości. Nie mają znaczenia informacje takie jak dane osobowe autora, czy kategoryzacja produktów pod względem ich formy (książka, album, plakat itp.). Prowadzenie punktu wymiany walut wymaga uwzględnienia w spisie z natury wartości wszystkich niesprzedanych dewiz. W przypadku firm zajmujących się produkcją rolną odpowiedź na pytanie, na czym polega spis z natury, również pozostaje nieco inna. To, co wpisać w spis z natury, zależy wówczas od specyfiki surowców do produkcji żywności. W spisie z natury należy umieścić materiały i surowce niewykorzystane w trakcie produkcji, oraz ilość posiadanych zwierząt z podziałem na gatunkowe grupy.

Wiemy już, na czym polega spis z natury i co wpisać w spis z natury w kontekście poszczególnych składników aktywów. W niniejszym akapicie skupimy się na odpowiedzi na zagadnienie poruszane przez wielu przedsiębiorców, którzy próbują się odnaleźć w gąszczu przepisów rachunkowych. Jak prawidłowo wypełnić spis z natury i co umieścić w formularzu? Podstawowe informacje powinny dotyczyć danych firmowych, danych personalnych właścicieli przedsiębiorstwa, daty sporządzenia spisu, a także numeracji różnych pozycji arkusza. W dalszej kolejności przechodzimy do opisu wymienionych wcześniej składników majątku. Specyfika poszczególnych towarów, surowców czy maszyn uniemożliwia stworzenie uniwersalnego schematu. Istnieją jednak elementy niezbędne, dające się przypisać niemal do wszystkich kategorii. W spisie z natury musimy zawrzeć wzmiankę o zastosowanych jednostkach miar i odnotowanych ilościach składników ze spisu. Niezbędne jest także określenie ceny rynkowej dla danej jednostki miary. Jeśli badamy surowieć mierzony w tonach, podajemy jego wartość w przeliczeniu na tonę. W przypadku przedmiotów jednostkowych dokonujemy pomnożenia ilości przez wartości i wyliczoną sumę wpisujemy do arkusza. W formularzu spisu z natury musimy zadbać o stworzenie miejsca na ewentualne uwagi członków komisji inwentaryzacyjnej. Wykrycie uszkodzeń wiąże się z koniecznością ich krótkiego opisu w spisie, jak również załączenia dodatkowego raportu. Spis z natury kończymy zsumowaniem wartości wszystkich odnotowanych elementów i podpisami osób uprawnionych.

Końcowe rozliczenie spisu z natury stanowi jeden z elementów do wyznaczenie wysokości podatku PIT. Gotowy wzór spisu z natury należy zestawić z analogicznym arkuszem z roku poprzedniego. Jeśli wartość całego majątku wzrosła, do uzyskanego dochodu należy dołączyć różnicę między wartością remanentu początkowego i końcowego. Jeśli jednak zanotowano stratę na wartości aktywów, możną ją odjąć od uzyskane dochodu, pomniejszając tym samym podstawę wyliczenia opodatkowania.

Spis z natury wykonywany na koniec roku kalendarzowego należy ująć w księdze przychodów i rozchodów na ostatniej pozycji. Istnieją firmy, które dokonują spisu z natury znacznie częściej, np. co miesiąc. Co zrobić w takiej sytuacji? Jak prawidłowo wypełnić spis z natury prowadzony w cyklach miesięcznych i jak go uwzględnić w wyliczaniu wartości podatku? Powszechna zasada przyjęta w rachunkowości mówi, że spis z natury należy za każdym razem dołączać do zapisów w KPiR i wyliczać zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z informacjami dostarczonymi przez spis. Podjęty tutaj przykład wykonywania spisu z natury po każdym miesiącu działalności generuje obowiązek rozliczenia różnic remanentowych za każdy taki okres.

Kompletna dokumentacja rozliczeniowa musi podlegać archiwizacji na potrzeby ewentualnej kontroli z Urzędu Skarbowego. W spisie z natury znajdują się bowiem kluczowe informacje o stanie aktywów firmowych, jakie wchodzą w zakres zainteresowań każdego kontrolera.